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Es ist Zeit für den digitalen Wandel in den Kommunen Deutschlands
Warum tun sich Deutsche Kommunen mit der Digitalisierung so schwer? Als führende Beratung für Change Management interessierte uns diese Frage brennend. Wir machten uns auf den Weg, um die kommunale Welt kennenzulernen. Wir sprachen mit einer Vielzahl von Bürgermeistern und Amtsleitern, aber auch mit Anbietern von Beratungsleistungen, Software und Hardware. Es formte sich Stück für Stück ein konsistentes Bild. Schließlich entdeckten wir den größten Hinderungsgrund für die Digitalisierung der kommunalen Familie, aber auch den Weg für eine wirksame Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung.
Michael Kempf, Vorstand der CPC AG, im Interview mit Holger Stahlknecht, assoziierter Partner von CPC und ehemaliger Innenminister des Landes Sachsen-Anhalt. Gemeinsam sprechen sie über die Herausforderungen bei der Digitalisierung von Kommunen und warum Change Management hier ein wichtiger Faktor ist.
Das kommunale Digitalisierungsdilemma
Deutschland investiert Milliarden in die Digitalisierung. Inzwischen weiß das jeder kommunale Entscheidungsträger. Das Onlinezugangsgesetz (OZG) verpflichtet Bund, Länder und Kommunen, bis Ende 2022 ihre Verwaltungsleistungen über Verwaltungsportale auch digital anzubieten. Da nicht jede Kommune jede Leistung eigenständig selbst digitalisieren muss, sondern bereits entwickelte Lösungen nachnutzen kann, scheuen sich Landräte und Bürgermeister in der aktuellen Phase davor, selbst Initiative zu ergreifen. Denn sie möchten sich nicht vorwerfen lassen, Steuergelder für digitale Lösungen auszugeben, die später kostenlos zur Verfügung gestellt werden. Also warten viele Verantwortungsträger erst mal ab in der Hoffnung, dass sich das Problem in Luft auflöst.
Diese Argumentation haben wir in den Landkreisen, Städten und Gemeinden immer wieder gehört. Und sie führt dazu, dass in zahlreichen kommunalen Verwaltungen immer noch keine Aufbruchstimmung herrscht – trotz OZG und trotz vollkommen veralteter Strukturen. Zusätzlich hat die Corona-Pandemie den Druck erhöht: die Digitalisierung muss an Fahrt aufnehmen.
Die gute Nachricht: Kommunen können schnell viel erreichen
Doch wir haben auch positive Beispiele gefunden. Einige Kommunen haben das OZG als Startschuss verstanden und begonnen zu handeln. Die Frage ist nur, wie diese große Aufgabe von den Kommunen gemeistert werden kann.
Als beste Change Management Beratung haben wir unzählige Unternehmen bei der digitalen Transformation begleitet. Inzwischen haben wir unsere Vorgehensweisen konkret für Landkreise, Städte und Gemeinden adaptiert.
Mit diesen Leistungen ermöglichen wir Ihnen, sofort Ergebnisse zu erzielen, Ihre Verwaltung effizient und bürgerfreundlich zu gestalten und Strukturen zu schaffen, die in der Lage sind Veränderung aus eigener Kraft zu meistern.
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01 Sofort-Digitalisierung
Kick-Start für die Digitalisierung Ihrer Kommune
Es gibt unzählige Studien, Konzepte und Vorgehensweisen, wie die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung gelingen kann. Auf der anderen Seite versprechen die großen Systemhäuser die „große Lösung“. Das alles ist für Kommunen und deren Haushalte nicht praktikabel. Die digitalen Erfolge müssen sich jetzt direkt einstellen, und die Aufbruchstimmung soll mit konkreten Ergebnissen erzeugt werden, die für die Bürger einen echten Nutzen bringen.
Die Ausgangslage: Niemand startet bei 0% Digitalisierung
Die meisten Verwaltungen haben eine Homepage, die Behörden sind mit Breitband ausgestattet, viele haben ein Rechenzentrum. Die Mitarbeiter arbeiten an PC-Arbeitsplätzen an Fachverfahren, die für viele Gebiete hoch spezialisierte Software verwenden. Das große Problem ist jedoch, dass die Bürger über die Homepage nicht auf die Leistungen der Verwaltung zugreifen können. Wenn überhaupt können Anträge nur über online verfügbare PDFs erteilt werden. Laut dem Reifegradmodell des Onlinezugangsgesetz zur Bewertung des digitalen Entwicklungsstandes einzelner Leistungen befinden sich 95% der Kommunen auf dem Reifegrad 0 oder Reifegrad 1.
Das Onlinezugangsgesetz fordert, dass definierte Leistungen bis Ende des Jahres 2022 mindestens auf Stufe 3 zur Verfügung stehen. Vereinfacht gesagt bedeutet das, dass Bürger die Leistung digital beantragen und auch digital zur Verfügung gestellt bekommen. Dieses Ambitionsniveau ist für die Mehrzahl der Kommunen bis 2022 kaum zu erreichen. Es ist aber höchste Zeit, die Herausforderung anzunehmen.
Einfach loslegen und digital durchstarten
Es ist nachgewiesen, dass ein erfolgreicher Start entscheidend für den Erfolg der Digitalisierung ist. Bieten Sie Ihren Bürgern digitale Leistungen und nehmen Sie die Mitarbeitenden Ihrer Verwaltung mit auf die digitale Reise. Mit unserem Paket Sofort-Digitalisierung heben wir Ihre digitalen Potenziale und sorgen dafür, dass die erzielten Erfolge sichtbar werden. Das gibt Ihnen den notwendigen Rückenwind auf dem Weg zur Kommune der Zukunft.
Wir kämpfen gemeinsam für Ihren Erfolg
Jede Kommune hat eine individuelle Ausgangssituation und sehr spezifische Herausforderungen. Nur die besten Berater sind in der Lage, diese schnell und strukturiert zu erfassen und eine maßgeschneiderte Umsetzung zu gestalten. Wir stellen sicher, dass das Projekt sofort Ergebnisse erzeugt und ein konkreter Fahrplan für die weitere Digitalisierung entsteht, den die Mitarbeitenden Ihrer Veraltung unterstützen. Unsere Berater kennen auch die Herausforderungen des politischen Parketts und helfen Ihnen dabei, Ihre Erfolge zu vermarkten.
Das Sofort-Digitalisierungspaket
Unseren Approach fasste im Juli 2021 einer unserer Kunden, der einen großen Landkreis verantwortet, in einem Satz zusammen: „Endlich wird uns direkt und pragmatisch geholfen und nicht nur wieder Papier produziert.“
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02 Bürgerorientierte Organisation
Erfolg beginnt im Herzen: Serviceorientierte Organisation
Die Digitalisierung ist mit Sicherheit die größte gegenwärtige Herausforderung für Kommunen und deren Verwaltung. Sie dürfen sich einmal neu erfinden. Wer dabei nur technokratisch auf die Umsetzung bestehender Abläufe in die digitale Welt setzt, verspielt die größte Chance, die öffentliche Verwaltungen hatten. Eine effiziente Organisation, die von den Bürgern geschätzt ist und in der die Mitarbeitenden mit Sinn und Freude arbeiten. Das könnte Ihre Verwaltung sein.
Das Rennen um die beste Verwaltung hat längst begonnen
Die Corona Pandemie hat den letzten die Augen geöffnet. So wie es ist kann es nicht bleiben. Unsere Verwaltung ist nicht mal in der Lage einfachste Sachverhalte wie Terminverwaltung oder Bescheinigungen kundenfreundlich und digital umzusetzen. Jeder weiß, dass muss und wird sich schnell ändern. Unsere Bürger kennen spätestens seit dem Einkauf bei Amazon einfache und kundenfreundliche digitale Prozesse und erwarten diese wie selbstverständlich auch von ihrer kommunalen Verwaltung. Es stellt sich die Frage, was der erfolgsversprechende Weg für diese Transformation der Verwaltung ist.
Lernen bei Wirtschaft und Industrie
Die ersten Digitalisierungsversuche in der Industrie waren ernüchternd. Bestehende Prozesse stumpf zu digitalisieren führte in vielen Fällen zu überfrachteten Systemen und frustrierten Mitarbeitern und Kunden. Aus diesen Erfahrungen lernte man und stellte fest welche Erfolgsfaktoren zu den besten Ergebnissen führen.
Erfolgsfaktor 1:
Das klare Zielbild
Um eine Organisation zu transformieren, benötigt man ein klares Zielbild, an dem sich alle Mitarbeitenden und Führungskräfte orientieren können. Dieses Zielbild ist attraktiv, motivierend und ambitioniert. Es stellt die Bürger in den Mittelpunkt aller Aktivitäten, berücksichtigt aber auch die Bedürfnisse der Mitarbeiter. Die Erarbeitung dieser Vision ist idealerweise die erste Change Maßnahme. Je größer die Beteiligung der Mitarbeitenden und der Bürger bei der Erarbeitung des Zielbildes ist, desto einfacher ist die Verankerung in der Organisation.
Erfolgsfaktor 2:
Das Führungsteam
Viele alte Erfolgsmuster müssen für die digitale Transformation hinterfragt werden. Die Vorbildfunktion von Landrat bzw. Bürgermeister und des Führungsteams ist von überragender Bedeutung für das Gelingen der kommunalen Transformation. Dabei sind weniger die markigen vollmundigen Ansprachen gefragt, sondern das Rückenstärken der Mitarbeiter für die konsequent am Bürger ausgerichteten Entscheidungen und Gestaltungen von Abläufen. Gerade dann, wenn das Führungsteam selbst noch digitalen Nachholbedarf hat, kann es Vorbild für Lernen und persönliche Weiterentwicklung sein. Diese Vorbildwirkung stellt sich nicht automatisch ein, sondern erfordert Leadership vom Landrat bzw. Bürgermeister und kontinuierliche Teambuilding des Führungsteams.
Erfolgsfaktor 3:
Übernahme der Verantwortung für Prozess und Leistung
Der größte Schritt für die kommunale Transformation bedeutet für die Mitarbeitenden, nicht nur Verantwortung für die Tätigkeit und den Prozess zu übernehmen, sondern auch den Prozess zu gestalten. Die Änderungshäufigkeit von Technologien und Rahmenbedingungen steigt dramatisch, so dass es nicht mehr möglich ist, jede Änderung des Prozesses extern zu beauftragen. Mitarbeitende werden immer mehr an der Organisation als in der Organisation arbeiten. Das bedeutet für viele Mitarbeitende ein komplett neues Tätigkeitsfeld mit enormen Herausforderungen, aber gleichzeitig auch die größte persönliche Entwicklungschance ihres gesamten Berufslebens.
Erfolgsfaktor 4:
Koordination und Steuerung
Die kommunale Transformation gleicht einer Großbaustelle mit einer Vielzahl gleichzeitiger Gewerke mit unzähligen Abhängigkeiten zwischen den Tätigkeiten. Auch bei agiler Arbeitsweise müssen diese Beziehungen aktiv koordiniert und gesteuert werden. Neben Budget-, Termin- und Ressourcensteuerung zählen weitere Steuerungsaspekte wie Risiko-, Security- und Change Management zum Aufgabengebiet der Programmsteuerung. Erfahrungsgemäß übersteigen diese Anforderungen die Fähigkeit der kommunalen Organisation und muss daher oft durch externe Ressourcen besetzt werden. Auch in dieser Konstellation ist es wichtig, dass die Gesamtverantwortung der Transformation in den Händen des Bürgermeisters oder Landrats bleibt.
Erfolgsfaktor 5:
Das Gefühl von Sicherheit
Die Rahmenbedingungen für die kommunale Transformation sind trotz leerer kommunaler Kassen gut. Viele Stellen sind unbesetzt und eine vollständige Nachbesetzung ist auch nicht in Sicht. Somit ist klar, dass das Ziel nicht der Abbau von Personal ist, sondern die Erhöhung der Servicequalität und der Effizienz. Nachgewiesenermaßen können Mitarbeitende grundlegend neue Arbeitsweisen nur erlernen, wenn eine angstfreie, positive Atmosphäre vorherrscht, die auch Fehler zulässt. Das Schaffen und Aufrechterhalten dieses Lern-Freiraums ist oberste Führungsaufgabe und liegt in der Verantwortung des Landrats bzw. des Bürgermeisters.
Kommen Sie mit uns auf die Überholspur
Wenn Sie mit Ihrer Verwaltung das scheinbar Unmögliche schaffen wollen:
Eine Hochleistungsorganisation, die von Ihren Bürgern geschätzt und auch gemocht wird.
Mitarbeitende und Führungskräfte, die für Ihre Kommune brennen, gerne zur Arbeit kommen und Serviceorientierung im Herzen tragen.
Bürgerfreundliche digitale Prozesse, die von Ihren Mitarbeitern eigenverantwortlich gestaltet werden.
Seien Sie der Verantwortliche, der diese Transformation möglich macht.
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03 Program Management für die kommunale Digitalisierung
Das Transformation Management
Die wichtigste Ressource für die kommunale digitale Transformation ist das Programm Management. Die Digitalisierung einer öffentlichen Verwaltung gleicht einer Großbaustelle mit einer großen Anzahl an Gewerken, die alle miteinander verknüpft sind. Darüber hinaus bedeutet Transformation immer auch die Begleitung von Menschen in der persönlichen Veränderung. Nur absolute Profis sind in der Lage, diese anspruchsvolle Rolle voll auszufüllen.
Begeisterung für Organisationen, Menschen und handfeste Ergebnisse
Dirk Thater ist Programm Manager für die digitale Transformation von Kommunen. Seine Arbeitswoche beginnt mit dem Briefing des Landrats. Die Beiden besprechen die wichtigsten Ziele der Woche, die wichtigsten Meetings und vor allem, wo es Schwierigkeiten gibt. Dieser Austausch findet auf Augenhöhe statt. Für Berater-Allüren und Politiker-Profilierungen gibt es in diesem Meeting keinen Platz. Nur ein Ziel zählt: die digitale Transformation des Landkreises zu meistern und dabei eine großartige Verwaltung zu schaffen, die von den Bürgern geschätzt wird. Und in der die Mitarbeitenden wirklich gerne arbeiten.
Psychologe, Organisationsberater, Coach, IT Spezialist und guter Kumpel
Der 54-jährige Berater hat als Ingenieur Großanlagen auf der ganzen Welt gebaut und als Top Führungskraft der Bahn große Teams geführt, bevor er schließlich als Partner der CPC die Digitale Transformation der deutschen Kommunen in Angriff nahm. Die Aufgabe als Programm Manager ist extrem herausfordernd und vielfältig. Sie erfordert handfeste Kenntnisse in der Organisationgestaltung, im Projektmanagement und in Psychologie. Aber auch IT Know-how, Fingerspitzengefühl und das Herz am rechten Platz sind gefragt. Im Gegensatz zu einem klassischen Berater übernimmt Dirk Thater Verantwortung und packt selbst mit an. Er genießt Respekt bei der IT, den externen Dienstleistern, den Mitarbeitenden, den Amtsleitern und dem Landrat.
Die Organisation ertüchtigen
Um in der ‚Digitalisierung‘ Maßstäbe zu setzen und zukunftsfähige Standortbedingungen zu schaffen, sind eine Vielzahl von Projekten parallel zu managen. Und für jedes Projekt gilt es, unzählige Anforderungen, detaillierte Zeitpläne, Budgets, Risiken und Qualitätsaspekte zu managen. Zudem müssen die verschiedene Interessengruppen wie Landkreisverwaltung, Unternehmen, Bildungseinrichtungen und Lieferanten eingebunden und informiert werden. Nur mit einem echten Programm Management Experten führt das Zusammenwirken aus Politik, öffentlicher Verwaltung und Wirtschaft zu einer erfolgreichen kommunalen, digitalen Transformation.
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