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Es ist Zeit für den digitalen Wandel in den Kommunen Deutschlands
Warum tun sich Deutsche Kommunen mit der Digitalisierung so schwer? Als führende Beratung für Change Management interessierte uns diese Frage brennend. Wir machten uns auf den Weg, um die kommunale Welt kennenzulernen. Wir sprachen mit einer Vielzahl von Bürgermeistern und Amtsleitern, aber auch mit Anbietern von Beratungsleistungen, Software und Hardware. Es formte sich Stück für Stück ein konsistentes Bild. Schließlich entdeckten wir den größten Hinderungsgrund für die Digitalisierung der kommunalen Familie, aber auch den Weg für eine wirksame Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung.
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Das kommunale Digitalisierungsdilemma
Deutschland investiert Milliarden in die Digitalisierung. Inzwischen weiß das jeder kommunale Entscheidungsträger. Das Onlinezugangsgesetz (OZG) verpflichtet Bund, Länder und Kommunen, bis Ende 2022 ihre Verwaltungsleistungen über Verwaltungsportale auch digital anzubieten. Da nicht jede Kommune jede Leistung eigenständig selbst digitalisieren muss, sondern bereits entwickelte Lösungen nachnutzen kann, scheuen sich Landräte und Bürgermeister in der aktuellen Phase davor, selbst Initiative zu ergreifen. Denn sie möchten sich nicht vorwerfen lassen, Steuergelder für digitale Lösungen auszugeben, die später kostenlos zur Verfügung gestellt werden. Also warten viele Verantwortungsträger erst mal ab in der Hoffnung, dass sich das Problem in Luft auflöst.
Diese Argumentation haben wir in den Landkreisen, Städten und Gemeinden immer wieder gehört. Und sie führt dazu, dass in zahlreichen kommunalen Verwaltungen immer noch keine Aufbruchstimmung herrscht – trotz OZG und trotz vollkommen veralteter Strukturen. Zusätzlich hat die Corona-Pandemie den Druck erhöht: die Digitalisierung muss an Fahrt aufnehmen.
Die gute Nachricht: Kommunen können schnell viel erreichen
Doch wir haben auch positive Beispiele gefunden. Einige Kommunen haben das OZG als Startschuss verstanden und begonnen zu handeln. Die Frage ist nur, wie diese große Aufgabe von den Kommunen gemeistert werden kann.
Mit diesen Leistungen ermöglichen wir Ihnen, sofort Ergebnisse zu erzielen, Ihre Verwaltung effizient und bürgerfreundlich zu gestalten und Strukturen zu schaffen, die in der Lage sind Veränderung aus eigener Kraft zu meistern.
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01 Sofort-Digitalisierung
Kick-Start für die Digitalisierung Ihrer Kommune
Es gibt unzählige Studien, Konzepte und Vorgehensweisen, wie die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung gelingen kann. Auf der anderen Seite versprechen die großen Systemhäuser die „große Lösung“. Das alles ist für Kommunen und deren Haushalte nicht praktikabel. Die digitalen Erfolge müssen sich jetzt direkt einstellen, und die Aufbruchstimmung soll mit konkreten Ergebnissen erzeugt werden, die für die Bürger einen echten Nutzen bringen.
Die Ausgangslage: Niemand startet bei 0% Digitalisierung
Die meisten Verwaltungen haben eine Homepage, die Behörden sind mit Breitband ausgestattet, viele haben ein Rechenzentrum. Die Mitarbeiter arbeiten an PC-Arbeitsplätzen an Fachverfahren, die für viele Gebiete hoch spezialisierte Software verwenden. Das große Problem ist jedoch, dass die Bürger über die Homepage nicht auf die Leistungen der Verwaltung zugreifen können. Wenn überhaupt können Anträge nur über online verfügbare PDFs erteilt werden. Laut dem Reifegradmodell des Onlinezugangsgesetz zur Bewertung des digitalen Entwicklungsstandes einzelner Leistungen befinden sich 95% der Kommunen auf dem Reifegrad 0 oder Reifegrad 1.
Einfach loslegen und digital durchstarten
Es ist nachgewiesen, dass ein erfolgreicher Start entscheidend für den Erfolg der Digitalisierung ist. Bieten Sie Ihren Bürgern digitale Leistungen und nehmen Sie die Mitarbeitenden Ihrer Verwaltung mit auf die digitale Reise. Mit unserem Paket Sofort-Digitalisierung heben wir Ihre digitalen Potenziale und sorgen dafür, dass die erzielten Erfolge sichtbar werden. Das gibt Ihnen den notwendigen Rückenwind auf dem Weg zur Kommune der Zukunft.
Wir kämpfen gemeinsam für Ihren Erfolg
Das Sofort-Digitalisierungspaket
- Briefing des Bürgermeisters
- Kick-off mit dem Projektteam
- Digitale Potentialanalyse
- Direkt-Umsetzung der Maßnahmen
- Prüfung der Fördermöglichkeiten
- Erstellung der Roadmap
- Pressekonferenz zur Präsentation der Ergebnisse
Unseren Approach fasste im Juli 2021 einer unserer Kunden, der einen großen Landkreis verantwortet, in einem Satz zusammen: „Endlich wird uns direkt und pragmatisch geholfen und nicht nur wieder Papier produziert.“
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02 Bürgerorientierte Organisation
Erfolg beginnt im Herzen: Serviceorientierte Organisation
Die Digitalisierung ist mit Sicherheit die größte gegenwärtige Herausforderung für Kommunen und deren Verwaltung. Sie dürfen sich einmal neu erfinden. Wer dabei nur technokratisch auf die Umsetzung bestehender Abläufe in die digitale Welt setzt, verspielt die größte Chance, die öffentliche Verwaltungen hatten. Eine effiziente Organisation, die von den Bürgern geschätzt ist und in der die Mitarbeitenden mit Sinn und Freude arbeiten. Das könnte Ihre Verwaltung sein.
Das Rennen um die beste Verwaltung hat längst begonnen
Lernen bei Wirtschaft und Industrie
Erfolgsfaktor 1:
Das klare Zielbild
Erfolgsfaktor 2:
Das Führungsteam
Erfolgsfaktor 3:
Übernahme der Verantwortung für Prozess und Leistung
Der größte Schritt für die kommunale Transformation bedeutet für die Mitarbeitenden, nicht nur Verantwortung für die Tätigkeit und den Prozess zu übernehmen, sondern auch den Prozess zu gestalten. Die Änderungshäufigkeit von Technologien und Rahmenbedingungen steigt dramatisch, so dass es nicht mehr möglich ist, jede Änderung des Prozesses extern zu beauftragen. Mitarbeitende werden immer mehr an der Organisation als in der Organisation arbeiten. Das bedeutet für viele Mitarbeitende ein komplett neues Tätigkeitsfeld mit enormen Herausforderungen, aber gleichzeitig auch die größte persönliche Entwicklungschance ihres gesamten Berufslebens.
Erfolgsfaktor 4:
Koordination und Steuerung
Erfolgsfaktor 5:
Das Gefühl von Sicherheit
Die Rahmenbedingungen für die kommunale Transformation sind trotz leerer kommunaler Kassen gut. Viele Stellen sind unbesetzt und eine vollständige Nachbesetzung ist auch nicht in Sicht. Somit ist klar, dass das Ziel nicht der Abbau von Personal ist, sondern die Erhöhung der Servicequalität und der Effizienz. Nachgewiesenermaßen können Mitarbeitende grundlegend neue Arbeitsweisen nur erlernen, wenn eine angstfreie, positive Atmosphäre vorherrscht, die auch Fehler zulässt. Das Schaffen und Aufrechterhalten dieses Lern-Freiraums ist oberste Führungsaufgabe und liegt in der Verantwortung des Landrats bzw. des Bürgermeisters.
Kommen Sie mit uns auf die Überholspur
Wenn Sie mit Ihrer Verwaltung das scheinbar Unmögliche schaffen wollen:
Eine Hochleistungsorganisation, die von Ihren Bürgern geschätzt und auch gemocht wird.
Mitarbeitende und Führungskräfte, die für Ihre Kommune brennen, gerne zur Arbeit kommen und Serviceorientierung im Herzen tragen.
Seien Sie der Verantwortliche, der diese Transformation möglich macht.
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03 Program Management für die kommunale Digitalisierung
Das Transformation Management
Die wichtigste Ressource für die kommunale digitale Transformation ist das Programm Management. Die Digitalisierung einer öffentlichen Verwaltung gleicht einer Großbaustelle mit einer großen Anzahl an Gewerken, die alle miteinander verknüpft sind. Darüber hinaus bedeutet Transformation immer auch die Begleitung von Menschen in der persönlichen Veränderung. Nur absolute Profis sind in der Lage, diese anspruchsvolle Rolle voll auszufüllen.
Begeisterung für Organisationen, Menschen und handfeste Ergebnisse
Dirk Thater ist Programm Manager für die digitale Transformation von Kommunen. Seine Arbeitswoche beginnt mit dem Briefing des Landrats. Die Beiden besprechen die wichtigsten Ziele der Woche, die wichtigsten Meetings und vor allem, wo es Schwierigkeiten gibt. Dieser Austausch findet auf Augenhöhe statt. Für Berater-Allüren und Politiker-Profilierungen gibt es in diesem Meeting keinen Platz. Nur ein Ziel zählt: die digitale Transformation des Landkreises zu meistern und dabei eine großartige Verwaltung zu schaffen, die von den Bürgern geschätzt wird. Und in der die Mitarbeitenden wirklich gerne arbeiten.
Psychologe, Organisationsberater, Coach, IT Spezialist und guter Kumpel
Der 54-jährige Berater hat als Ingenieur Großanlagen auf der ganzen Welt gebaut und als Top Führungskraft der Bahn große Teams geführt, bevor er schließlich als Partner der CPC die Digitale Transformation der deutschen Kommunen in Angriff nahm. Die Aufgabe als Programm Manager ist extrem herausfordernd und vielfältig. Sie erfordert handfeste Kenntnisse in der Organisationgestaltung, im Projektmanagement und in Psychologie. Aber auch IT Know-how, Fingerspitzengefühl und das Herz am rechten Platz sind gefragt. Im Gegensatz zu einem klassischen Berater übernimmt Dirk Thater Verantwortung und packt selbst mit an. Er genießt Respekt bei der IT, den externen Dienstleistern, den Mitarbeitenden, den Amtsleitern und dem Landrat.
Die Organisation ertüchtigen
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