Die IT legt den Grundstein, doch der Mensch ist der Schlüssel für eine erfolgreiche ERP Implementierung. Wir sind der Ansicht: Wer die eigene Zukunft erfolgreich gestalten und das Beste aus der S/4HANA Transformation herausholen möchte, muss von Anfang an den Menschen in den Fokus rücken.
Und mit dieser Meinung stehen wir nicht allein da. In einer SAP-Studie zu den Herausforderungen einer ERP-Transformation machten menschenbezogene Themen mit über 60%* den Großteil in den Ergebnissen aus.
Es gibt eine Vielzahl von Akteuren, die an einem SAP-Projekt beteiligt sind: IT-Verantwortliche sorgen sich um die Auswirkungen und Abhängigkeiten von S/4HANA in ihren Systemen, Geschäftsbereiche sorgen sich um Veränderungen ihrer Geschäftsprozesse, das Management sorgt sich um die Strategie sowie Effizienz bzw. Kosten und der Endnutzer ist vielleicht einfach nur beunruhigt, dass sich die Software-Oberfläche, die er seit 20 Jahren kennt, jetzt verändern soll.
In einem SAP-Projekt ist der gemeinsame Nenner zwischen all diesen Gruppen, dass sich jeder um irgendetwas sorgt und sich für jeden etwas ändern wird. Die Vielzahl an unterschiedlichen Sichtweisen und Interessen führt ohne umfassendes Change Management somit unweigerlich zu einer großen Diskrepanz zwischen den erwarteten und den tatsächlich realisierten Resultaten der S/4HANA Transformation.
Eine genaue Analyse ist der zentrale Schritt für gutes Change Management
Wie sehen die einzelnen Veränderungen aus? Was ändert sich pro Gruppe konkret? Für diese wichtige Frage stehen innerhalb des CPC CH/4NGE-Vorgehens eine Kombination unterschiedlicher Instrumente zur Verfügung. Wir nennen die Gesamtheit dieser Werkzeuge CPC.fit. Unser Vorgehen liefert Erkenntnisse, die die Grundlage bilden, gemeinsam mit unseren Kunden effektives Change Management in S/4HANA Transformationen aufzusetzen.
Die CH/4NGE-Analyse als Basis für nachhaltiges Change Management
- Change-Analyse betroffener Transaktionen: Wer nutzt die Transaktionen, die sich mit dem Schritt auf S/4HANA verändern, wegfallen oder abgelöst werden? Wo sind diese Personen geographisch und hierarchisch in der Organisation verortet? Basierend auf den Ergebnissen des S/4HANA Readiness Checks wird dies mit Hilfe von Transaktionsanalysedaten aus SAP aufbereitet. Insbesondere in großen Projekten können wir somit ein genaues Bild gewinnen, wo die größten Handlungsfelder für Change Management liegen und wer die größten Zielgruppen sind. So erkennen wir bspw. früh, wo das Projekt einen besonderen Fokus auf den Aufbau eines Change Agent Netzwerks setzen muss.
- Qualitative Change-Analyse: Die zweite Säule bilden Interviews. Sie werden mit Hilfe standardisierter Interviewleitfäden mit den Programmverantwortlichen, Teilprojektleiter:innen, Projektsponsor:innen, ausgewählten Führungskräften oder betroffenen Mitarbeitenden geführt. Gemeinsam mit den Programmverantwortlichen wählen wir die entsprechenden Interviewpartner aus. Mit Hilfe der Interviews wollen wir unter anderem herausfinden: Wie ist das (wahrgenommene) Ausmaß der Veränderungen des Arbeitsalltags seitens der Beschäftigten? Gibt es Erfahrungen mit vergangenen Change-Projekten? Welche anderen strategische Themen gibt es, die parallel die Umstellung auf S/4HANA beeinflussen? Wie sehen die grundsätzlichen kontextuellen Rahmenbedingungen aus? Welche Ansatzpunkte sind in Bezug auf Change-Interventionen am vielversprechendsten?
- Quantitative Change-Analyse: Bei Bedarf können auch größere Personengruppen aus dem Unternehmen mit Hilfe des Tools Roadmap Pro® von ChangeFirst™ befragt werden. Wie ist das Verständnis der Veränderungen? Wie sehen die subjektiv empfundenen Auswirkungen aus? Welche Erfahrungen mit vergangenen Veränderungsprojekten liegen vor?
Diese und weitere Facetten können wir so auch in großen Gruppen analysieren.
All diese Informationen fassen wir zu sogenannten „Change Items“ zusammen. Es handelt sich um eine Beschreibung konkreter Veränderungen, die im Rahmen des Change Managements adressiert werden müssen. Sie werden entlang verschiedener Dimensionen detailliert dargestellt.
Mehr Transparenz mit dem Change-Kanban-Board
Jedes Change Item ist ein Element auf unserem Change-Kanban-Board. Mit Hilfe dieses Instruments können alle im Projekt erkennen, wie der aktuelle Status für jedes konkrete Change Item ist. Dies geschieht entlang eines vordefinierten Prozess-Flows. Um die Transparenz weiter zu erhöhen, können wir hier weitere Informationen, wie nächste Schritte, relevante Risiken sowie dazugehörige Gegenmaßnahmen ergänzen.
Darüber hinaus erstellen wir eine Risikomatrix. Diese zeigt auf, wo große Risiken in Bezug auf den nachhaltigen Veränderungserfolg liegen. Das geschieht immer in Abwägung aus wahrgenommener Auswirkung der Veränderung auf die Mitarbeitenden, sowie der Erfahrungen aus vergangenen Change-Projekten.
Auf Grundlage all dieser Informationen können wir effektiv und effizient entsprechende Change-Maßnahmen zielgerichtet konzipieren und platzieren. Im Rahmen einer Change-Architektur werden diese dann für jede relevante Zielgruppe zusammengefasst. Der Aufbau eines effektiven Change-Netzwerks ist ebenfalls auf Grundlage der Analyseergebnisse möglich. So können persönliche Ansprechpartner dort für die Betroffenen platziert werden, wo sie am meisten gebraucht werden.
Gemeinsam mit unseren Kunden rücken wir den Menschen auf diese Weise von Anfang an in den Fokus und holen so das Beste aus der S/4HANA Transformation heraus.
[ubergrid id=9996]