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Warum setzen wir uns als führende Change Management Beratung derart für Projektmanagement (PM) ein? Einerseits, weil wir unsere Wurzeln im Projektmanagement haben und unsere Kunden in den vergangenen 25 Jahren in mehr als 700 Projekten und unterschiedlichsten Projektmanagement-Themen unterstützt haben. Andererseits, weil solides Projektmanagement die Basis für jedes Change Vorhaben ist.
Ohne exzellentes Projektmanagement ist jede Investition in Change Management nutzlos. Denn bei jeder Change Maßnahme würden die Projekt-Sponsoren und Mitarbeiter zu Recht sagen: „Kümmert Euch doch erst mal darum, dass das Projekt ordentlich läuft“. Und da Projekte immer größer und komplexer werden – verbunden mit kürzeren Projektlaufzeiten – sind Unternehmen mehr denn je zuvor auf ein exzellentes Projektmanagement angewiesen.
Doch was macht Projekte tatsächlich erfolgreich? Drei Faktoren haben sich in den zahlreichen PM-Projekten für unsere Kunden herauskristallisiert:
- Die unternehmenseigenen Projektmanagement-Methoden existieren nicht nur auf dem Papier, sondern werden von den Projektmitarbeitern angewendet und vom Management eingefordert.
- Die Methoden sind mit dem Vorgehensmodell, beispielsweise dem Produktentstehungsprozess oder dem IT-Vorgehensmodell, sauber „verheiratet“.
- Es gibt Experten – intern oder extern, die genau wissen, wie man die Methoden in der Praxis anwendet. Sie unterstützen die Projekte in unterschiedlichen Rollen.
Möchten Sie gerne Ihre PM Methoden nachhaltig im Unternehmen etablieren? Oder suchen Sie Projektmanagement-Experten, die erfolgskritische Projekte zum Erfolg führen und gleichzeitig Ihre PM Methoden in der Praxis mit Leben füllen? Dann sind Sie bei uns genau richtig.
01 Was ist Projektmanagement?
Als Projektmanagement (PM) wird die Initiierung, Planung, Durchführung, das Controlling und der Abschluss von Projekten bezeichnet. Ziel ist es, ein Projekt gut zu planen und zu steuern, Risiken zu begrenzen, Chancen zu nutzen und Projektziele qualitativ, termingerecht und im Kostenrahmen zu erreichen.
In der bekanntesten Projektmanagement Methode PMBOK® des Project Management Institute (PMI®) wird Projektmanagement definiert als die Anwendung von Wissen, Können, Werkzeugen und Techniken auf sämtliche Aktivitäten innerhalb eines Projekts, um die Projektziele zu erreichen.
Projektmanagement-Standards
Bei den Projektmanagement-Standards werden Projektmanagement-Methoden und Vorgehensmodelle unterschieden. Beide sind wichtig, um Projekte in Unternehmen erfolgreich durchzuführen:
- Die Methoden beschreiben, wie ein Projekt zu managen ist, und enthalten alle Teildisziplinen des Projektmanagements in Form von Knowledge Areas. Die Methoden des Projektmanagements sind gut dokumentiert von Instituten und Verbänden. Die beiden bekanntesten Methoden-Standards sind:
- Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK®) des Project Management Institute (PMI®)
- Prince2® (Projects in Controlled Environments) das ehemalige britische Office of Government Commerce (OGC)
- Vorgehensmodelle beschreiben, was in einem Projekt zu tun ist und von wem. Sie definieren außerdem die Abfolge der Tätigkeiten, also die Prozesse. Beispiele hierfür sind das V-Modell und der Produktentstehungsprozess (PEP).
Projektmanagement-Prozesse und -Phasen
Im bekanntesten Methoden-Standard PMBOK® des Project Management Institute werden fünf Projektmanagement Prozesse (oder Phasen) unterschieden:
- Im Rahmen des Initiation-Prozesses wird die Machbarkeit eines Projekts geprüft, bevor ein hoher Aufwand in die Projektplanung und -durchführung investiert wird. Der Prozess umfasst alle Schritte, um ein Projekt ordnungsgemäß vorzuschlagen, zu analysieren, zu verifizieren, grob zu planen, zu überprüfen und schlussendlich freizugeben oder nicht freizugeben. Ziel ist es, Projekte nur dann zu starten, wenn sie tatsächlich benötigt werden, der Unternehmensstrategie entsprechen, realistisch geplant sind, mit ausreichend Ressourcen ausgestattet sind und von allen beteiligten Unternehmensbereichen und -abteilungen unterstützt werden. Eine ordnungsgemäße Durchführung des Initiation Prozesses erhöht die Erfolgswahrscheinlichkeit eines Projektes.
- Der Integrated Planning Prozess liefert als Ergebnis den Projektplan, mit welchem das Projekt gesteuert, ausgeführt und kontrolliert wird. Als Basis für die Erstellung des integrierten Projektplans werden die sogenannten Knowledge Areas Schritt für Schritt geplant. Hierzu zählen die Wissensgebiete „Scope“, „Time“, „Human Ressources“ und „Suppliers“. Die erste integrierte Planung stellt die Grundlage für den anschließenden, iterativen Planungsprozess dar. In weiteren Iterationsschritten werden Informationen aus den bereits genannten sowie zusätzlichen Wissensgebieten wie „Cost“, „Quality“, „Communication“, etc. hinzugefügt und aufeinander abgestimmt.
- Im Project Plan Execution Prozess wird der Projektplan ausgeführt und umgesetzt. Die Arbeitspakete werden an die Teammitglieder übergeben. Während der Ausführung des Projektplans werden die zu liefernden Arbeitsergebnisse produziert. Bei der Bearbeitung der Arbeitspakete ist die Aufgabe des Projektmanagers, die Teammitglieder adäquat zu unterstützen und die pünktliche Lieferung sicherzustellen. Denn letztendlich ist der Projektmanager für das Projektergebnis verantwortlich.
- Im Integrated Change Control Prozess erfolgt die Steuerung aller Änderungen in allen Projektbereichen. Change Requests werden überprüft und bei Freigabe durchgeführt. Ein Projekt ohne Controlling ist wie das Fahren eines Autos, ohne sehen zu können – der Unfall ist vorprogrammiert. Die Projektleitung überwacht die Projektziele und den aktuellen Status, um das Projekt auf Kurs zu halten. Die Einhaltung von Lieferterminen, inhaltlichem Fortschritt und Kostenplanung muss ständig überprüft werden.
- Sobald alle Liefergegenstände fertiggestellt sind, kann der Closure Prozess eingeleitet werden. Die Projektleitung führt ein Meeting mit den Auftraggebern durch, um die finale Abnahme der Projektliefergegenstände zu erreichen. Die Projektressourcen, die ihre Aufgaben erledigt haben, werden freigegeben und stehen nun wieder der Organisation zur Verfügung. Alle vertraglichen Verbindlichkeiten, welche durch die verschiedenen Lieferanten eingegangen wurden, werden formell beendet und die Leistung der Lieferanten durch den Projektmanager bewertet.
Projektmanagement Knowledge Areas
Das PMBOK® unterscheidet zehn Wissensgebiete beziehungsweise Knowledge Areas des Projektmanagements:
- Integration Management
- Scope Management
- Time Management
- Cost Management
- Quality Management
- Human Resources Management
- Communications Management
- Risk Management
- Procurement Management
- Stakeholder Management
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02 Projektmanagement-Methoden einführen
Wir unterstützen Konzerne und mittelständische Unternehmen bei der erfolgreichen Einführung traditioneller Projektmanagement-Methoden.
Hierfür nehmen wir einen der großen Standards, zum Beispiel PMBOK® oder PRINCE2®, und passen diese auf die Anforderungen unserer Kunden an. Dadurch wird der konzeptionelle Teil vergleichsweise kurz gehalten und beschränkt sich darauf, die Standardmethoden von einer eher akademischen Sprache in die Sprache der Projektleiter und –mitarbeiter zu übersetzen sowie die Besonderheiten des Unternehmens zu berücksichtigen.
Vorteile:
- Einheitliche Terminologie
- Möglichkeit, Projektsituationen mess- und greifbar zu machen
- Einheitliches Verständnis, was zum Projektmanagement gehört (und was nicht)
- Nur eine Informationsquelle für gutes Projektmanagementwissen
- Einheitliche Methoden als Grundlage für Lessons Learnd und Verbesserungen
Von Prince2 zu unternehmenseigenen Projektmanagement-Methoden
Wie sieht das konkret in der Praxis aus – von der Herausforderung unserer Kunden bis zur konkreten Umsetzung in der Praxis?
03 CPC Compass Online Guide
Als Projektmanager ist es eine große Hilfe, wenn man eine praktikable und verlässliche Toolbox besitzt, die auf alle möglichen Fragen eine Antwort hat. Eine genau solche Toolbox ist unser kostenloser
CPC Compass Online Guide.
SUCCESS STORY: Einführung von PM-Methoden.
Die Einführung konzernweit verbindlicher Projektmanagement-Methoden in Verbindung mit dem erfolgreichen Management von Projekten: Wie gelingt es, dass Methoden nicht nur auf dem Papier existieren, sondern in die DNA des Unternehmens übergehen und nachweisbaren Nutzen schaffen?
„Projektmanagement ist so spannend wie ein Telefonbuch“, meint unser Kunde zu Beginn des Projekts. Der Leiter einer der größten Projekt-Organisationen in der Automobilindustrie will und muss mit einem konzernweiten Projektmanagement-Standard die Voraussetzungen dafür schaffen, dass sich die Performance der Projekte nachhaltig verbessert. Aber eigentlich sieht er Projektmanagement – wie die meisten Mitarbeiter – als notwendiges Übel.
Die Projektmanagement-Methoden stehen innerhalb von 3 Monaten. Dabei dient das PMBOK® als Vorlage und wird in die Sprache der Mitarbeiter „übersetzt“. Auf die Verknüpfung mit den Prozessmodellen der Fachbereiche, z.B. den Entwicklungsprozessen der IT, legen wir besonderen Wert. Ein Pocket Guide für Agile & Scrum wird in einem zweiten Schritt entwickelt. Vom Start weg mit an Bord sind erfahrene Projektleiter des Kunden, die die Methodenbausteine „reviewen“ und auf die eigene Unternehmenswelt „tunen“.
In rollen-basierten Projektmanagement-Trainings werden allen Mitarbeitern und Führungskräften die für sie relevanten Bestandteile der Methoden vermittelt. Um aber auch die erfolgreiche Anwendung der Methoden in der Praxis sicherstellen, legen wir den Schwerpunkt auf sogenannte „Project Services“.
Project Services bieten den Projektteams konkrete Hilfestellung bei der Anwendung der PM Methoden in der Praxis. Die Services reichen von der temporären Übernahme der Projektleitung über den Support beim Aufsetzen und Planen von Projekten, dem Speed up von bedingt erfolgreichen Projekten bis hin zur Planung und -Durchführung von Rollouts. So geben wir den Teams immer mehr Sicherheit im Umgang mit den Methoden und schaffen gleichzeitig einen operativen Mehrwert.
Standing Ovation des Top-Managements – gleich das erste Projekt entwickelt sich zu einem erfolgreichen Leuchtturm-Projekt. Das hätte sich unser Kunde vorher nicht träumen lassen.
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04 Projektplanung Start-up
Die meisten Unternehmen sind in punkto Projektmanagement gut aufgestellt. Sie verfügen über fundierte und standardisierte Methoden sowie gut ausgebildete und erfahrene Mitarbeiter. Dennoch kommen viele Projekte mit erheblichen Einschränkungen ans Ziel. Für Unternehmen bedeutet das in letzter Konsequenz einen erheblichen finanziellen Mehraufwand.
Die Gründe für Fehlentwicklungen sind vielschichtig. Gestiegene Anforderungen an Projekte und Projektleiter, komplexe Rahmenbedingungen im Spannungsfeld zwischen Linie und Projekt oder zwischen verschiedenen Abteilungen, unklare Projektaufträge und -ziele, mangelnde Einbindung der Beteiligten, Ressourcenüberlastung, ständige Projektänderungen, intransparente operative Ressourcenplanung, ungenügende Berücksichtigung unterschiedlicher kultureller Hintergründe und vieles mehr. Diese Faktoren führen typischerweise dazu, dass sich die Planung in die Länge zieht und die Kosten somit steigen.
Von Anfang an auf der richtigen Bahn
Essenziell für den Erfolg eines Projekts ist, dass es angemessen und nachhaltig geplant wird. Genau hier setzt CPC an: Unsere Solution „Projektplanung Start Up“ befasst sich mit dem professionellen Aufsetzen von Projekten – inhaltlich, strukturell und prozessual. Es geht darum, Projekten in ihrer Startphase den richtigen Rahmen zu geben, um sie später erfolgreich in Scope, Time und Budget abzuschließen.
Zu Beginn besteht die Herausforderung darin, den Projektantrag präzise zu formulieren und die weitere Marschroute festzulegen. Dazu müssen unter anderem folgende Fragen beantwortet und in Zusammenhang gebracht werden:
- Worin besteht konkreter Handlungsbedarf und welche Ziele bzw. Inhalte gehen mit dem Projekt einher?
- Wie lauten die Abnahmekriterien?
- Welche Liefergegenstände sind zu erbringen und wie lassen sich diese auf der Zeitschiene darstellen?
- Welche Stakeholder sind vom Projekt betroffen, wie lauten deren Erwartungen und Anforderungen?
- Wie zeit-, kosten- und ressourcenaufwändig ist das Projekt?
- Welche Vorgehensweise erfordert das Projekt, sodass die Ziele im definierten Zeit- und Kostenrahmen erreicht werden?
- Wie sind die unterschiedlichen Zuständigkeiten verteilt?
Stakeholder einbinden
Neben diesen formalen Fragen geht es aber auch um kommunikative Aspekte, die das Management sowie weitere Stakeholder betreffen:
- Das Projektmanagement muss sicherstellen, dass Sponsoren und Steering Board hinter den Zielen und Inhalten des Projekts stehen und dieselben Ergebnisse erwarten. Transparenz ist von Beginn an einer der wichtigsten Erfolgshebel.
- Chancen und Risiken des Projekts müssen identifiziert und bewertet werden. Die Projektverantwortlichen müssen in diesem Kontext Befürchtungen, Erwartungen und Motive der unterschiedlichen Stakeholder erkennen. Darauf aufbauend gilt es, entsprechende Maßnahmen abzuleiten, die den Projekterfolg sicherstellen.
- Zudem muss geprüft werden, welche Unternehmensbereiche vom Projekt tangiert sind. Meinungsverschiedenheiten sind nur dann lösbar, wenn Vertreter aller beteiligten Bereiche frühzeitig und angemessen im Projekt eingebunden sind. Einigkeit über die avisierten Projektergebnisse verringern vom Start weg Anpassungsbedarfe und verhindern damit eine Kostenexplosion. Überdies erfolgt eine flächendeckende Identifikation der Mitarbeiter mit dem Projekt.
Das Ergebnis von Projektplanung Start-Up ist die formelle Projektfreigabe sowie eine zielgerichtete Projektplanung. Weil Start-Up formale und soziale Aspekte berücksichtigt, vermeiden unsere Kunden typische Versäumnisse. Dies ist umso bedeutsamer, da sich Fehler, die bei der Initiierung und Planung eines Projekts gemacht und nicht erkannt werden, zu einem späteren Zeitpunkt potenzieren. Je später sie in Scope-, Kosten-, Zeit- und Ressourcenplanung offensichtlich werden, umso schwieriger sind sie zu korrigieren.
Eine Investition in „Projektplanung Start-Up“ lohnt sich um ein Vielfaches. Dies gilt umso mehr, je komplexer das Projekt ist.
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05 Projektdurchführung Speed-up
Nicht immer werden Projekte mustergültig aufgesetzt. Beispielsweise kann der Grund hierfür sein, dass die Komplexität unterschätzt wurde. Die geplanten Ergebnisse rücken dadurch in weite Ferne.
Genau hier setzt CPC mit „Projektdurchführung Speed Up“ an. Unser Lösungskonzept fokussiert auf vorangeschrittene Projekte, die ihren Zielen hinterherhinken oder möglicherweise vollkommen aus der Bahn geraten sind. Diese Projekte laufen Gefahr, ihren originären Auftrag nicht mehr zu erfüllen. CPC übernimmt in solchen Situationen die aktive Rolle des Treibers und bringt das Projekt verlässlich und schnell wieder „on track“.
Am Anfang von Projektdurchführung Speed-Up steht ein umfassender Project Review. In ihm analysieren wir Projektstruktur und -status. Zudem ermitteln wir die Ursachen für die Schieflage. Diese können vielfältig sein: Sie reichen von Fehlplanungen, neuen oder geänderten Anforderungen, mangelnder Transparenz, schlechter Projekt- und Lieferantensteuerung, unterschätzen Risiken, mangelnder Einbindung beteiligter Bereiche und Stakeholder und dem Ausfall wichtiger Schlüsselpersonen bis hin zu unrealistischen Erwartungen der Auftraggeber.
Auf Basis des Project Review macht CPC transparent, welche Problemursachen dem Erfolg im Weg stehen. Anschließend benennen wir notwendige Gegenmaßnahmen und stimmen diese mit den Projektverantwortlichen ab, um schließlich den Turnaround zu vollziehen.
Korrigierende Maßnahmen können unter anderem sein:
- Präzisierung der Projektinhalte
- Schaffung von mehr Transparenz
- Prozessoptimierung in der Zusammenarbeit
- Optimierung der Projektplanung und -steuerung
In der Regel übernimmt eine Taskforce die Umsetzung des Speed Up. Diese setzt sich aus dem Projektteam sowie Beratern von CPC zusammen und agiert über einen begrenzten Zeitraum hinweg – eben so lange, bis das Projekt wieder einwandfrei läuft.
„Projektdurchführung Speed-Up“ stellt somit eine sinnvolle Alternative zum Projekt-Stopp dar und ermöglicht es, Projekte in Schieflage wieder auf die richtige Bahn zu bringen.