Unser Vorgehen:
Change Initiation und Change Implementation
Veränderungsprojekte sorgen
für vielfältige Änderungen
Unternehmen unterschätzen
den Change-Bedarf
Das Veränderungspotenzial
wird nicht voll ausgeschöpft
Mit Change Initiation bieten wir Ihnen wertvolle Unterstützung für die ersten, grundlegenden Schritte im Change Management.
Michael Babilon-Teubenbacher
Partner bei CPC
Change Initiation:
So starten wir Veränderungsprojekte
Mit Change Initiation bieten wir ein Paket aus vier hochwirksamen Modulen an. Wir holen Schlüsselpersonen an Bord und bieten ihnen wertvolle Unterstützung für die ersten, grundlegenden Schritte im Change Management. Gemeinsam schneiden wir alle Maßnahmen auf die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeitenden zu.
01
Change Analyse
Im ersten Baustein analysieren wir Ihre Erfahrungen mit bisherigen Veränderungsinitiativen und analysieren Ihren konkreten Change. Wir befragen Führungskräfte und von Ihnen ausgewählte Personen, die eine sinnvolle Einschätzung geben können. Die Befragungen führen wir digital oder persönlich durch. Die Change Analyse besteht aus einer Change Legacy Analyse und einer Change Impact Analyse. Mit Hilfe von Change Legacy bewerten wir vergangene Veränderungen und erhalten Einblicke in die Erfolgs- und Misserfolgsfaktoren Ihrer früheren Transformationen:
- Was ist gut gelaufen und kann von früheren Veränderungsprojekten übernommen werden?
- Welche Fehler aus der Vergangenheit sollten vermieden werden?
Mit Hilfe der Change Impact Analyse erfassen und prüfen wir die strategischen Auswirkungen des Wandels:
- Welche unterschiedlichen Bereiche sind von der Änderung betroffen?
- Wie wirkt sich die Transformation auf die verschiedenen Bereiche aus? Ändert sich je nach Bereich die Zahl der Mitarbeitenden? Müssen Führungskräfte ihr Führungsverhalten anpassen? Müssen Mitarbeitende ihre Skills erweitern? Und vieles mehr.
Die Change Analyse hilft somit, vergangene kritische Erfolgsfaktoren zu berücksichtigen und die maßgeblich betroffenen Bereiche und Stakeholdergruppen zu identifizieren. Für vom Change stärker betroffene Stakeholder werden entsprechend auch mehr oder intensivere Maßnahmen geplant.
02
Entwicklung der Change Story
Die Change Story erstellen wir mit den initiierenden Sponsoren und Keyplayern des Veränderungsprojekts. Gemeinsam entwickeln wir die Geschichte und beschreiben das Zielbild für die Transformation. Das ist nicht immer ganz einfach. Schließlich haben die Sponsoren typischerweise ganz unterschiedliche Erwartungen an die Veränderung. Der Einigungsprozess auf ein gemeinsames Zielbild gehört zu der Entwicklung der Story dazu. Dadurch stellen wir aber sicher, dass alle Sponsoren dieselbe Story kommunizieren.
Die positive Wirkung der Change Story entfaltet insbesondere dann ihre Wirkung, wenn sie visionär und inspirierend ist. Zudem sollte sie leicht verständlich und eindeutig formuliert sein, sodass alle Mitarbeitenden den Grund für den Wandel verstehen. Idealerweise zeigt sie den Mitarbeitenden auch Möglichkeiten auf, wie sie die Umsetzung der Veränderung unterstützen können.
Darüber hinaus schafft die Zusammenarbeit mit den Sponsoren auch das Verständnis für den Zusammenhang von Change Management und Projekterfolg. Die Change Story sollte diese Fragen beantworten:
- Warum ist die Veränderung notwendig und warum kann es nicht so bleiben, wie es ist?
- Wie wird unser Unternehmen nach einer erfolgreichen Umsetzung aussehen?
- Welche Schritte müssen unternommen werden, um die Veränderung umzusetzen?
03
Entwicklung der Change Network Map
Der Erfolg eines Veränderungsprojektes hängt immer von den beteiligten Personen ab. Wichtige Stakeholder müssen identifiziert und Mitarbeitende gefunden werden, die bereit sind und das Potenzial besitzen, den Wandel positiv zu gestalten.
Die Change Network Map schafft Transparenz über das Netzwerk der Akteure. Sie zeigt das Beziehungsgeflecht zwischen Führungskräften, Projektbeteiligten und weiteren, vom Change betroffenen, Stakeholdern.
Um die Veränderungsprozesse zu planen, können mit Hilfe der Change Network Map lokale Sponsoren, Change Agents und Influencer definiert werden. Dadurch werden kritische Knotenpunkte transparent: das sind Bereiche, die über das Netzwerk kommunikativ schwer erreichbar sind.
Darüber hinaus können in die Map auch die persönlichen Einstellungen von Teams und einzelnen Mitarbeitenden zur Veränderung eingetragen werden. Dadurch identifizieren wir potenzielle Brandherde im Change und leiten spezifische Aktionspläne ab. Das ist die Basis für einen effektiven und wirkungsvollen Engagement-Prozess.
04
Change Architektur
Auf Basis der Ergebnisse der Bausteine 1-3 erstellen wir einen integrierten Veränderungsplan – die Change Architektur. Sie enthält alle aus den Analyseergebnissen abgeleiteten Maßnahmen. Dazu gehören insbesondere alle begleitenden Change Maßnahmen für die unterschiedlichen Zielgruppen und ihre jeweiligen Bedürfnisse. Denn das fördert die Akzeptanz und das Commitment in Ihrem Unternehmen.
Typische Veränderungsmaßnahmen sind:
- Einbindung der betroffenen Mitarbeitenden bei der Lösungsgestaltung
- Kommunikation für die unterschiedlichen Zielgruppen
- Training & Enabling der Beteiligten
- Anerkennung und Belohnung.
Die Architektur zeigt auch die wichtigsten Meilensteine des Change Projekts und somit, welche Wirkung die Maßnahmen entfalten sollen. Die Change Architektur dient darüber hinaus als Grundlage zur Abstimmung der Change Aktivitäten mit dem Projektmanagement. Gemeinsam mit der Projektleitung synchronisieren wir alle Change Maßnahmen mit den Projektaktivitäten.
Abgeleitet aus den Zielen der Transformation definieren wir mit der Architektur auch das Change Controlling. Dieses wird während der weiteren Umsetzung durch das Change Management Office gestaltet.
Die Change Architektur ist flexibel: bei Bedarf können wir bei unerwarteten Ereignissen entsprechend reagieren und Maßnahmen modifizieren oder ergänzen.
Change Initiation bietet zahlreiche Vorteile
Change Implementation ist ein Paket aus sieben hochwirksamen Modulen, mit dem wir Ihr Veränderungsprojekt zum Erfolg führen.
Diana Herr
Senior Manager bei CPC
Change Implementation:
So führen wir Change Projekte zum Erfolg
Change Teams "richtig" zusammenstellen
Das gilt übrigens in besonderem Maße auch für die Besetzung der Projektleitung und der Change Agents: idealerweise besetzen die Sponsoren die Position des Projektleitenden mit einem Champion. Denn schließlich ist die Planung des Gesamtprojekts erfolgskritisch für das Gelingen der Veränderung. Und auch die Rekrutierung der Change Agents sollte nicht nach dem Kriterium erfolgen: „Wer hat denn gerade Zeit?“ Stattdessen zeigt ein hochkarätig besetztes Team an Change Agents: „Die Veränderung erhält unseren vollen Fokus. Deshalb konnten wir frühzeitig hochangesehene Mitarbeitende gewinnen – als echte Botschafter für das Change Projekt und als Treiber des Wandels.“
Modul 1
Change Management Office
Das Change Management Office (CMO) ist der zentrale Ansprechpartner für alle Fragen rund um das Change Management. Es bildet den Counterpart zum Programm Management. Das CMO mit seinen Veränderungsexperten verantwortet die Steuerung der Transformation und die Sicherstellung von Akzeptanz, Engagement und Nachhaltigkeit:
- Ableitung von Change Maßnahmen aus der Change Impact Analyse für die verschiedenen Bereiche. Vereinfacht kann man sagen: je mehr sich für Mitarbeitende ändert, desto mehr Maßnahmen planen wir ein.
- Vermeidung des Gießkannenprinzips und frühzeitige Information an nicht vom Change betroffene Mitarbeitende
- Verantwortlich für Definition, Planung und Controlling notwendiger Veränderungsaktivitäten in enger Abstimmung mit dem Programmmanagement
- Durchführung der Change Maßnahmen sowie Überwachung und Wirksamkeitsverfolgung in Sprints. Dadurch können wir schnell auf veränderte Situationen reagieren und den Bedürfnissen der betroffenen Zielgruppen gerecht werden.
- Verantwortlich für Stakeholder Management und Koordination der Change Netzwerke
Modul 2
Change Communication
Die Change Impact Analyse zeigt auf, wie stark sich die Veränderung auf die unterschiedlichen Stakeholder-Gruppen und Bereiche auswirkt. Je nach Stakeholder-Gruppe und Grad der Veränderung planen wir unterschiedliche Kommunikationsmaßnahmen ein. Mitarbeitende mit Führungsverantwortung haben beispielsweise einen größeren Informationsbedarf, da sie sich selbst und ihr Team durch die Change Kurve bringen müssen.
Mit Kommunikationskampagnen versorgen wir die betroffenen Stakeholder und Bereiche mit für sie relevanten Informationen, Wissen und Aktualisierungen zur Veränderung. Ergänzend bieten wir Mitarbeitenden auch die Möglichkeit, die für sie relevanten Informationen abzurufen, z. B. über das Intranet. Dadurch wird die Veränderung sichtbar und begreifbar. Außerdem vermitteln wir Wissen und zeigen bereits erreichte Erfolge auf. Darüber hinaus sorgen wir mit dem Change Branding und der Verteilung von Merch-Artikeln dafür, dass sich die Stakeholder täglich an die Veränderung erinnern. Das sorgt für mehr Fokus:
- Entwicklung eines Kommunikationsplans
- Zielgruppengerechte Kommunikationsmaßnahmen, um die Veränderung begreifbar zu machen und Wissen zu vermitteln
- Ableitung von zielgruppenspezifischen Micro Storys aus der Change Story. Dadurch schaffen wir in den unterschiedlichen Stakeholder-Gruppen und Bereichen Awareness und Akzeptanz
- Aufbau und Implementierung von Kommunikationskanälen
- Suchen und Schreiben von Success Stories. Das sind kleine und große Erfolge aus dem Projekt – in Form von Texten, Audios oder Videos. Sie dokumentieren das Engagement für die Veränderung und zeigen allen Beteiligten: es funktioniert!
Modul 3
Change Leadership
Wir unterstützen die Guiding Coalition dabei, immer wieder Anlässe zu nutzen, dauerhaft den Fokus auf die Veränderung zu legen. Darüber hinaus befähigen wir Change Leaders, den Wandel aktiv zu gestalten und von innen heraus voranzutreiben.
Führung und Orientierung sind der Schlüssel zum Erfolg jeder Transformation:
- Unterstützung der Guiding Coalition, das gemeinsame Zielbild vorzuleben und als Treiber der Veränderung zu wirken
- Befähigung der Führungsrollen, die mit Hilfe der Change Network Map identifiziert wurden, den Wandel aktiv zu gestalten und voranzutreiben
- Etablieren einer Kommunikations- & Austauschplattform für Führungskräfte
Modul 4
Change Agent Network
Nachhaltige Transformationen brauchen Menschen, die den Wandel vor Ort vorantreiben. Deshalb ist es uns wichtig, einen Teil der betroffenen Mitarbeitenden als Mitgestalter und Multiplikatoren zu gewinnen – in Form von Change Agents. Change Agents sind Mitarbeitende, die von dem neuen Konzept begeistert sind. Sie können als Coaches, Trainer und Pilotteam-Mitglieder eingebunden werden. Oder sie kommunizieren in ihrem persönlichen Netzwerk positiv über die Veränderung.
Zu den Aufgaben der Change Agents gehört es, das lokale Management bei der Implementierung von Change Maßnahmen zu unterstützen. Sie identifizieren und beseitigen Hindernisse und Barrieren in den lokalen Organisationseinheiten. Außerdem unterstützen sie Kommunikationsaktivitäten und informieren über Herausforderungen und Stimmungen im Team. Somit bilden sie die Schnittstelle zwischen dem Change Management Office und den betroffenen Bereichen vor Ort.
Der Aufbau des Change Agent Networks ist einer der wichtigsten und aufwändigsten Prozesse unseres Change Management Ansatzes. Deshalb sind wir erst dann zufrieden, wenn wir ein starkes Netzwerk aufgebaut haben und die Menschen die Transformation lokal vorantreiben:
- Identifikation von lokalen Treibern für den Wandel. Basis hierfür bildet die Change Network Map
- Aufbau und Enabling des Change Agent Networks
- Implementierung von lokalen Change Maßnahmen in Zusammenarbeit mit den Change Agents
- Identifikation und Lösung von Hindernissen bei der Implementierung in den lokalen Organisationseinheiten
Modul 5
User Communities
User Communities sind Netzwerke – beispielsweise Betroffene aus einem Bereich, die sich regelmäßig zu Daily Business Problemen und Best Practices austauschen. Sie unterstützen sich gegenseitig während der gesamten Transformation. Wir fördern den Aufbau von Communities, indem unsere Experten die Leitung übernehmen, kleine Hacks vorstellen oder bei Problemstellungen der Mitglieder helfen. Außerdem versorgen wir User Communities regelmäßig mit den für sie nötigen Informationen aus dem Projekt.
Nach einer gewissen Zeit sind es die Gruppen selbst, die kleine Tipps und Tricks herausfinden und untereinander austauschen. Unsere User Communities bilden somit die Grundlage für einen effektiven Wissensaustausch und den Austausch bewährter Praktiken für die gemeinsamen Änderungen:
- Aufbau von User Communities mit ähnlichen Herausforderungen, die sich gegenseitig während der gesamten Transformation unterstützen
- Maßnahmen zur Einbindung der betroffenen Mitarbeitenden, um ihre Akzeptanz und ihr Commitment sicherzustellen
- Schaffen einer Kommunikationsplattform zum effektiven Austausch von Wissen und Best Practices
Modul 6
Training & Enabling
Die meisten Mitarbeitenden brauchen ein „Aha“-Erlebnis, damit sie gut durch die Veränderungskurve kommen. Denn wenn ihre Arbeits- und Verhaltensweisen seit 10 oder 20 Jahren erfolgreich waren – warum sollen sie dann plötzlich etwas ändern?
Hinzu kommt, dass sich je nach Transformationsziel für die betroffenen Mitarbeitenden eine ganze Menge ändern kann: neue Prozesse erlernen, in neuen Teams zusammenarbeiten und neue IT-Tools nutzen. Da kommt einiges zusammen. Insbesondere, wenn sich auch noch Denk- und Verhaltensweisen ändern sollen, sind Frontaltrainings nicht mehr erfolgversprechend. Das belegen zahlreiche Studien.
In der Praxis haben sich Erlebnisformate bewährt, um „Aha“-Effekte zu erzeugen. Das sind Trainingsmaßnahmen, bei denen Mitarbeitende möglichst realistisch neue Arbeitsweisen erleben und einüben, bevor sie implementiert werden.
Unser Training & Enabling Management enthält deshalb folgende Zutaten:
- Analyse von Enabling-Bedarfen und Qualifikationslücken auf Basis der Change Impact Analyse
- Entwicklung eines maßgeschneiderten Trainingsplans für die unterschiedlichen betroffenen Bereiche und Mitarbeitenden. Hierbei achten wir insbesondere darauf, dass die Betroffenen zur richtigen Zeit und passgenau die benötigten Fähigkeiten erwerben.
- Erstellung oder Co-Creation passgenauer Erlebnisformate und Enabling- Maßnahmen
- Steuerung und Erfolgsmessung der Formate und Maßnahmen
Modul 7
Institutionalization
Der Change stoppt nicht mit dem Ende des Projekts. Der abschließende Institutionalisierungs-Prozess stellt sicher, dass die Veränderung und die erreichten Ergebnisse nachhaltig in Ihrem Unternehmen verankert werden. Die neuen Systeme, Prozesse oder Verhaltensweisen werden zur Routine und somit zum festen Bestandteil der Unternehmenskultur. Neue Gewohnheiten werden in der Organisation manifestiert.
Darüber hinaus ist ein gebührender Abschluss wichtig: Das Top Management feiert gemeinsam mit den Beteiligten die erreichten Ziele in einem Town Hall Meeting. Die Leistungen der Change Treiber und Multiplikatoren werden angemessen gewürdigt. Ihr Unternehmen ist nun in der Lage, die essenziellen Change Prozesse für die kontinuierlichen Verbesserungen zu nutzen:
- Sicherstellen, dass das Change Know-how in der Organisation verankert ist und Veränderungen ohne externe Hilfe wiederholbar sind
- Organisation und Durchführung eines Town Hall Meetings, um das Erreichte zu feiern
- Dokumentation der Lessons Learned gemeinsam mit der Guiding Coalition
Mit Change Implementation entfalten Sie das volle Potenzial Ihres Veränderungsprojekts. Sie erreichen einen nachhaltigen Wandel, indem Ihre Mitarbeitenden die neue Ausrichtung des Unternehmens aktiv mittragen und gestalten.
Besprechen Sie Ihr Vorhaben mit uns!
Stattdessen konzentrieren wir uns auf das Wesentliche: Ihren Veränderungswunsch und wie wir Ihr Business voranbringen.
Und so geht es weiter
Schritt 1
Rückruf oder Mail
Innerhalb von 24 Stunden setzen wir uns mit Ihnen in Verbindung, erfassen Ihre Anforderungen und koordinieren einen Termin mit einem unserer Experten.
Schritt 2
Kostenfreie Erstberatung
In einer Videokonferenz erläutern Sie Ihr Vorhaben und besprechen gemeinsam mit unserem Experten mögliche Lösungsszenarien.
Schritt 3
Sie bestimmen, wie es weitergeht
Angebot, Pitch oder Projektstart? Sie legen die nächsten Schritte fest.