Bürgerorientierte Organisation

Erfolg beginnt im Herzen: Serviceorientierte Organisation

Die Digitalisierung ist mit Sicherheit die größte gegenwärtige Herausforderung für Kommunen und deren Verwaltung. Sie dürfen sich einmal neu erfinden. Wer dabei nur technokratisch auf die Umsetzung bestehender Abläufe in die digitale Welt setzt, verspielt die größte Chance, die öffentliche Verwaltungen hatten. Eine effiziente Organisation, die von den Bürgern geschätzt ist und in der die Mitarbeitenden mit Sinn und Freude arbeiten. Das könnte Ihre Verwaltung sein.

Das Rennen um die beste Verwaltung hat längst begonnen

Die Corona Pandemie hat den letzten die Augen geöffnet. So wie es ist kann es nicht bleiben. Unsere Verwaltung ist nicht mal in der Lage einfachste Sachverhalte wie Terminverwaltung oder Bescheinigungen kundenfreundlich und digital umzusetzen. Jeder weiß, dass muss und wird sich schnell ändern. Unsere Bürger kennen spätestens seit dem Einkauf bei Amazon einfache und kundenfreundliche digitale Prozesse und erwarten diese wie selbstverständlich auch von ihrer kommunalen Verwaltung. Es stellt sich die Frage, was der erfolgsversprechende Weg für diese Transformation der Verwaltung ist.

Lernen bei Wirtschaft und Industrie

Die ersten Digitalisierungsversuche in der Industrie waren ernüchternd. Bestehende Prozesse stumpf zu digitalisieren führte in vielen Fällen zu überfrachteten Systemen und frustrierten Mitarbeitern und Kunden. Aus diesen Erfahrungen lernte man und stellte fest welche Erfolgsfaktoren zu den besten Ergebnissen führen.

Erfolgsfaktor 1:

Das klare Zielbild

Um eine Organisation zu transformieren, benötigt man ein klares Zielbild, an dem sich alle Mitarbeitenden und Führungskräfte orientieren können. Dieses Zielbild ist attraktiv, motivierend und ambitioniert. Es stellt die Bürger in den Mittelpunkt aller Aktivitäten, berücksichtigt aber auch die Bedürfnisse der Mitarbeiter. Die Erarbeitung dieser Vision ist idealerweise die erste Change Maßnahme. Je größer die Beteiligung der Mitarbeitenden und der Bürger bei der Erarbeitung des Zielbildes ist, desto einfacher ist die Verankerung in der Organisation.

Erfolgsfaktor 2:

Das Führungsteam

Viele alte Erfolgsmuster müssen für die digitale Transformation hinterfragt werden. Die Vorbildfunktion von Landrat bzw. Bürgermeister und des Führungsteams ist von überragender Bedeutung für das Gelingen der kommunalen Transformation. Dabei sind weniger die markigen vollmundigen Ansprachen gefragt, sondern das Rückenstärken der Mitarbeiter für die konsequent am Bürger ausgerichteten Entscheidungen und Gestaltungen von Abläufen. Gerade dann, wenn das Führungsteam selbst noch digitalen Nachholbedarf hat, kann es Vorbild für Lernen und persönliche Weiterentwicklung sein. Diese Vorbildwirkung stellt sich nicht automatisch ein, sondern erfordert Leadership vom Landrat bzw. Bürgermeister und kontinuierliche Teambuilding des Führungsteams.

Erfolgsfaktor 3:

Übernahme der Verantwortung für Prozess und Leistung

Der größte Schritt für die kommunale Transformation bedeutet für die Mitarbeitenden, nicht nur Verantwortung für die Tätigkeit und den Prozess zu übernehmen, sondern auch den Prozess zu gestalten. Die Änderungshäufigkeit von Technologien und Rahmenbedingungen steigt dramatisch, so dass es nicht mehr möglich ist, jede Änderung des Prozesses extern zu beauftragen. Mitarbeitende werden immer mehr an der Organisation als in der Organisation arbeiten. Das bedeutet für viele Mitarbeitende ein komplett neues Tätigkeitsfeld mit enormen Herausforderungen, aber gleichzeitig auch die größte persönliche Entwicklungschance ihres gesamten Berufslebens.

Erfolgsfaktor 4:

Koordination und Steuerung

Die kommunale Transformation gleicht einer Großbaustelle mit einer Vielzahl gleichzeitiger Gewerke mit unzähligen Abhängigkeiten zwischen den Tätigkeiten. Auch bei agiler Arbeitsweise müssen diese Beziehungen aktiv koordiniert und gesteuert werden. Neben Budget-, Termin- und Ressourcensteuerung zählen weitere Steuerungsaspekte wie Risiko-, Security- und Change Management zum Aufgabengebiet der Programmsteuerung. Erfahrungsgemäß übersteigen diese Anforderungen die Fähigkeit der kommunalen Organisation und muss daher oft durch externe Ressourcen besetzt werden. Auch in dieser Konstellation ist es wichtig, dass die Gesamtverantwortung der Transformation in den Händen des Bürgermeisters oder Landrats bleibt.

Erfolgsfaktor 5:

Das Gefühl von Sicherheit

Die Rahmenbedingungen für die kommunale Transformation sind trotz leerer kommunaler Kassen gut. Viele Stellen sind unbesetzt und eine vollständige Nachbesetzung ist auch nicht in Sicht. Somit ist klar, dass das Ziel nicht der Abbau von Personal ist, sondern die Erhöhung der Servicequalität und der Effizienz. Nachgewiesenermaßen können Mitarbeitende grundlegend neue Arbeitsweisen nur erlernen, wenn eine angstfreie, positive Atmosphäre vorherrscht, die auch Fehler zulässt. Das Schaffen und Aufrechterhalten dieses Lern-Freiraums ist oberste Führungsaufgabe und liegt in der Verantwortung des Landrats bzw. des Bürgermeisters.

Kommen Sie mit uns auf die Überholspur

Wenn Sie mit Ihrer Verwaltung das scheinbar Unmögliche schaffen wollen:

  • Eine Hochleistungsorganisation, die von Ihren Bürgern geschätzt und auch gemocht wird.

  • Mitarbeitende und Führungskräfte, die für Ihre Kommune brennen, gerne zur Arbeit kommen und Serviceorientierung im Herzen tragen.

  • Bürgerfreundliche digitale Prozesse, die von Ihren Mitarbeitern eigenverantwortlich gestaltet werden.

Seien Sie der Verantwortliche, der diese Transformation möglich macht.

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