Wollen Organisationen SAPs neues Flaggschiff „S/4HANA“ einführen, bedarf es – in Anlehnung an Christian Klein, CEO von SAP – einer tiefgreifenden Neuausrichtung des Unternehmens. Tut ein Unternehmen dies nur halbherzig oder nicht mit den richtigen Mitteln, sind die übergeordneten Projektziele der S/4HANA Einführung schnell gefährdet. Entsprechend hat sich die Erkenntnis durchgesetzt, dass Change Management der zentrale Erfolgsfaktor für eine nachhaltige Implementierung ist.
Aus unserer Erfahrung wissen wir: Effektives Change Management entsteht erst aus dem starken Zusammenspiel eines kompetenten Implementierungspartners und einer spezialisierten Change Management Beratung. Hier sind drei Gründe, warum dies so ist.
1. Die gesamte Organisation muss „an einem Strang“ ziehen, vom Top Management bis hin zu den Endnutzern in den Geschäftsbereichen. Für den Aufbau einer derartigen „Koalition der Willigen“ bedarf es Experten in Change Management.
Damit S/4HANA seinen technologischen Vorteil voll ausspielen kann, müssen in der Organisation bereichsübergreifende kundenzentrierte Wertschöpfungsketten implementiert werden, die sich im ERP-System, in den dazugehörigen Prozessen und in der übergreifenden Führungskultur widerspiegeln. Dies ist für viele Organisationen ein fundamentaler Wandel: Die Mitglieder müssen Gewohntes aufgeben und sich auf Neues einlassen. Individuelle Aushandlungsprozesse sind die Konsequenz, die professionell und neutral moderiert werden sollten, damit sie zielgerichtet, effizient und nachhaltig sind.
Fachexpert:innen für Change Management führen eine umfangreiche systematische Analyse der betroffenen Anspruchsgruppen und ihrer individuellen Interessen durch. Sie fördern auf dieser Grundlage den Aufbau einer „Koalition der Willigen“ schon in der Projektinitiierung. Dieser Zusammenschluss aus einflussreichen Führungskräften ist der treibende Faktor für nachhaltige Veränderung. Er fungiert als Vorbild für die gesamte Organisation, schafft Motivation im Sinne der Transformationsziele und fördert den Aufbau von Netzwerken innerhalb einer Organisation. Davon profitiert dann das komplette Projektteam einer S/4HANA Transformation.
2. Alle Geschäftsbereiche sind betroffen und müssen auf die ein oder andere Weise eingebunden werden. Designierte Experten für diesen Einbindungsprozess gewährleisten die nötige Effektivität und Effizienz zum richtigen Zeitpunkt.
Durch S/4HANA werden Prozesse entlang eines vereinbarten (SAP-)Standards harmonisiert, Stamm- und Bewegungsdaten werden bereinigt und Systemabläufe auf den neuesten technischen Standard gehoben. Für alle Bereiche einer Organisation, die das System nutzen, bedeutet dies, dass Transaktionen wegfallen, sich grundlegend verändern und/oder neue hinzukommen. Dabei unterscheidet sich jedoch der Grad der Betroffenheit zwischen den Geschäftsbereichen, was entsprechend Berücksichtigung finden muss. Ist die Einbindung zu gering und findet erst zum Ende eines Implementierungsprojekts statt, besteht das Risiko, dass die Kontinuität im Geschäftsbetrieb nicht oder nur sehr mühevoll aufrechterhalten werden kann. Ist die Einbindung zu hoch, besteht die Gefahr, die Organisation zu ermüden. Eine spezialisierte Change Management Beratung betrachtet daher mit Hilfe geeigneter Werkzeuge genau, welche Nutzer:innen in welchen Organisationseinheiten in welchem Maße betroffen sind. Dies gewährleistet eine effektive und effiziente Einbindung der betroffenen Organisationsbereiche und ergänzt zielgerichtet das S/4HANA Readiness Assessment, das durch den Systemimplementierungspartner durchgeführt wird.
3. Die nachhaltige Implementierung von S/4HANA bedarf mehr als nur Trainings. Vielmehr muss die Organisation auf eine Reise mitgenommen werden.
Implementierungspartner für SAP verfügen über umfangreiche Expertise in Bezug auf S/4HANA, von der ihre Kunden profitieren können. Dieses Wissen spiegelt sich auch in den Trainings wider, die obligatorischer Bestandteil jeder S/4HANA Einführung sind. Es werden umfangreiche Informationen gesammelt, aufbereitet und vermittelt, was konkret nach der Umstellung zu beachten ist. Während somit das “Was?” sehr gut durch einen Implementierungspartner abgebildet werden kann, bleiben das “Warum?” und “Wie?” offene Punkte, die für erfolgreiches Lernen und eine nachhaltige Verhaltensänderung unbedingt mit bedacht werden müssen. Werden sie ausgespart oder zu spät vermittelt, sind Irritationen und mitunter heftiger Widerstand auf Seiten der betroffenen Mitarbeiter:innen die Folge.
Eine Change Management Beratung setzt hier an. Sie ergänzt die Trainings um wichtige Aspekte der Kommunikation und gezielten Einbindung, die die Transferfähigkeit von Veränderungen ermöglichen. Abgeleitet aus den zentralen Kernbotschaften einer S/4HANA-Einführung, werden Inhalte erarbeitet, die die betroffenen Nutzer:innen dort abholen, wo sie aktuell stehen. Warum ist die Einführung von S/4HANA überhaupt notwendig? Wie funktioniert der Prozess heute? Wie funktioniert er zukünftig? Welche Schritte sind notwendig, um dorthin zu gelangen? Wo erhalte ich Unterstützung? Zentrale Themen werden in zielgruppengerechter Sprache erklärt, was insbesondere durch Nicht-SAP-Beratungen, die die Inhalte der Systemimplementierungspartner „übersetzen“, gefördert wird.
Fazit:
Die Einführung von S/4HANA ist auf verschiedenen Ebenen eine Herausforderung für Organisationen. Um zum besten Gesamtergebnis zu kommen, ist eine Begleitung durch jeweils spezialisierte, sich ergänzende Partner, essentiell.
Auf technologischer Ebene sind Systemimplementierungspartner, die ihren Fokus auf Technologie und (System-)Prozesse legen und das Wissen haben, S/4HANA erfolgreich zu installieren, die richtige Adresse. Auf Ebene der Gestaltung nachhaltiger Transformationen sind spezialisierte Change Management Partner das Mittel der Wahl.
Eine spezialisierte Change Management Beratung setzt den Menschen und ihre Beziehungen zueinander in den Mittelpunkt der Betrachtung – über den gesamten Projektverlauf hinweg. Die Organisation wird befähigt, nützliche Netzwerke aufzubauen und aus einem geschickten Zusammenspiel effektiver Kommunikation, Einbindung und Befähigung, S/4HANA nachhaltig zu implementieren und dessen Potenzial voll auszuschöpfen.
