Ein persönlicher Leitfaden. | April 2020 – Mit der zunehmenden Ausbreitung des SARS-CoV-2-Virus haben viele von uns ihren Arbeitsplatz gegen das heimische Arbeitszimmer, den Küchentisch oder den improvisierten Arbeitsplatz aus Bücherstapeln und einem alten Regalbrett neben dem Babybett getauscht. Wir sind im Home Office. Wie auch immer das aussehen mag.
Einige Menschen sind bereits daran gewöhnt, von zu Hause aus zu arbeiten – nach dem letztjährigen Bericht des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) bot etwa ein Viertel aller Unternehmen in Deutschland die Home Office Option, etwa ein Viertel aller Angestellten arbeitete zumindest teilweise von Zuhause aus – ich war einer von ihnen. Es macht jedoch einen großen Unterschied, ob man gelegentlich für ein paar Stunden oder – wie aktuell – für Tage, Wochen oder sogar Monate von Zuhause aus arbeitet! Die Arbeit im Home Office und in der sozialen Isolation birgt besondere Herausforderungen für Manager und Mitarbeiter. Es fällt schwerer, sich über das, woran die Kollegen arbeiten, auf dem Laufenden zu halten und manch einer fühlt sich ohne die feste Struktur eines Bürotages (ohne täglichen Arbeitsweg und festgelegte Mittagspause) ein wenig verloren. Es erfordert eine gewisse Disziplin, um fokussiert zu bleiben und sich auf seine Aufgaben zu konzentrieren, wenn hinter jeder Ecke Ablenkungen warten. Jeder von uns muss seine eigene Art und Weise finden, von Zuhause aus effektiv zu arbeiten und das möglicherweise über einen längeren Zeitraum hinweg.
Ich bin voll und ganz davon überzeugt, dass wir das schaffen werden!
Der folgende 6-Punkte-Leitfaden bietet Euch Inspiration, wie Ihr im Home Office produktiv bleibt und “Dinge erledigt bekommt”. Er ist angereichert mit meinen eigenen Erfahrungen aus der Arbeit als Berater – einer dieser Jobs, bei denen man es gewohnt ist, an jedem beliebigen Ort zu arbeiten, solange es WLAN gibt. Hier sind also meine sechs Tipps für Euch:
- Bereitet Euch auf den Arbeitstag vor wie sonst auch
Arbeit bleibt Arbeit, egal ob Ihr mit vielen Kollegen in einem Büroturm sitzt oder zu Hause am Schreibtisch. Kein Grund also, Eure morgendlichen Routinen zu ändern. Macht Euch einfach wie gewohnt für die Arbeit fertig (in meinem Fall heißt das: duschen, anziehen, Müsli-Frühstück und die Zeitung lesen). Eure Morgenroutine sollte auf jeden Fall beinhalten, Euch „arbeitsmäßig“ anzuziehen. Das hilft nicht nur dabei, geistig zwischen Arbeit und Privatleben zu unterscheiden (siehe Schritt 6), sondern man ist auch gleich bereit für Videoanrufe mit Kollegen und Kunden (glaubt mir, niemand sollte mich in meinem Home Outfit sehen, zu dem auch ein Chupa Chups Hoodie gehört). Wie das Sprichwort sagt: “Kleider machen Leute“. Die Psychologen Adam und Galinsky (2012) haben außerdem eindrucksvoll gezeigt, dass die Kleidung, die man trägt, einen starken Einfluss darauf haben kann, wie wir denken und handeln – dies beinhaltet auch, wie man über sich selbst denkt!
Wenn Ihr in Eure „Arbeitskleidung“ geschlüpft seid, könnt Ihr, sofern Euch das hilft, sogar einen physischen Arbeitsweg simulieren, z.B. einen Spaziergang um den Block machen, bevor Ihr den Arbeitstag beginnt.
- Wählt einen Ort als Arbeitsplatz und richtet ihn entsprechend ein
Ich persönlich brauche kein voll ausgestattetes Arbeitszimmer, um von Zuhause aus effektiv arbeiten zu können, solange ich einige grundlegende Dinge beachte: ein einigermaßen lärmgeschützter Arbeitsplatz mit genügend Raum und Licht, wo ich mich auf die Arbeit konzentrieren und möglichst ungestört telefonieren kann. Natürlich sollten im heimischen Büro so weit wie möglich ergonomische Maßnahmen angewendet werden. Im Idealfall müsst Ihr Euren Arbeitsplatz nicht jeden Abend räumen, sondern könnt Euch ein bisschen einrichten (z.B. Monitor, Headset, Pflanzen, Bleistiftspitzer, Pinnwand, Lavalampe, was auch immer Ihr braucht …). Wenn Euch die Post-its ausgegangen sind und / oder ihr keinen Platz für ein Whiteboard habt, gibt es dafür auch tolle digitale Tools, wie z.B. MS Whiteboard, Ideaboardz, Trello, Sticky Notes. Vor Videoanrufen lohnt auch ein Blick über die Schulter, welchen Hintergrund Eure Gesprächspartner sehen werden.
- Strukturiert jeden Morgen Euren Tag – und reflektiert jeden Abend darüber
Ich beginne meinen Arbeitstag immer damit, mir einen Überblick über die anstehenden Termine, den Fortschritt meiner Aufgaben und bevorstehende Deadlines zu verschaffen. Beim Strukturieren des Arbeitstags hilft es, sich klare Ziele zu setzen, und die Aufgaben in den Kalender entsprechend einzutragen. Ein gewisser Puffer für Socializing (siehe 5), Pausen (siehe 6) oder unvorhergesehene Ereignisse, ist dabei nie verkehrt. Vergesst nicht, Eure Fortschritte während des Tages kontinuierlich zu verfolgen – das motiviert. Normalerweise beende ich meinen Arbeitstag auch mit einem kurzen Rückblick: Was sollte ich ändern / weglassen / behalten / zusätzlich tun, um morgen einen noch besseren Arbeitstag zu haben?
- Priorisiert Eure Aufgaben und bleibt produktiv
Ich höre oft Sätze wie “Heute habe ich im Home Office nur das Pensum geschafft, das ich normalerweise in 30 Minuten erledige”. Ich schätze, die meisten von uns kennen das. Die Arbeit von Zuhause aus erfordert ein hohes Maß an Selbstorganisation und Struktur. Die Couch oder das Bett sind oft nur wenige Schritte entfernt – da ist Selbstdisziplin gefragt. Im vorigen Abschnitt haben wir über das Setzen von Zielen gesprochen; der schwierigere Teil besteht darin, die Ziele auch zu erreichen. Doist hat eine umfangreiche Liste an Produktivitätsmethoden erstellt, um die eigene Produktivität zu verbessern, darunter großartige Hacks wie die Pomodoro-Technik, die Eisenhower-Matrix (Wichtig/Dringend), die To-Done-Liste und die To-Don’t-Liste. Mein persönlicher Favorit ist die einfache, aber effektive „Eating Live Frogs“-Methode: Der Begriff basiert auf Mark Twain, der angeblich einmal gesagt hat: “Iss gleich morgens einen lebenden Frosch, und für den Rest des Tages wird dir nichts Schlimmeres mehr passieren” (sorry, liebe Vegetarier). Mit anderen Worten: Beginnt morgens mit den schwierigsten, wichtigsten oder unangenehmsten Aufgaben und bringt sie hinter Euch, solange der Energiepegel noch hoch ist. Der Rest des Tages wird sich anfühlen wie ein Spaziergang!
- Bleibt in Kontakt mit Euren Kollegen – nicht nur fachlich
Es ist kein Geheimnis, dass soziale Kontakte einer der großen Einflussfaktoren für Wohlbefinden, Zufriedenheit und Gesundheit im Arbeitsumfeld sind. Das ist es auch, was Rentner am meisten an der Arbeit vermissen – wir sind schließlich soziale Wesen. Home Office bedeutet nicht, dass man allein ist oder dass man nicht mit seinen Kollegen in Kontakt bleiben kann, ganz im Gegenteil. Nutzt so gut es geht virtuelle Kollaborationswerkzeuge wie MS Teams, WebEx oder Skype, um virtuelle Besprechungen und Workshops abzuhalten, gemeinsam an Aufgaben zu arbeiten oder über Arbeitsergebnisse Eurer Teamkollegen auf dem Laufenden zu bleiben. Mittagsverabredungen oder schnelle Kaffeepausen funktionieren auch remote – schaltet einfach die Kamera an und genießt ein Pläuschchen zusammen wie früher in der Teeküche!
- Achtet auf Eure Life Balance
In Abschnitt vier habe ich darüber gesprochen, dass im Home Office Sofa oder Bett oft nur wenige Schritte vom Arbeitsplatz entfernt sind. Ich kann Euch nur raten: Widersteht der Versuchung, diese beiden Lebensbereiche zu vermischen, egal in welche Richtung! Springt nicht abends von der Couch nochmal schnell zum Laptop, um vor dem Schlafengehen E-Mails zu checken, nehmt Euch bewusst eine Mittagspause und vergesst nicht, Euch zu bewegen! Setzt Euch selber Grenzen und Regeln für die Trennung von Arbeit und Privatleben (z.B. durch Einrichtung einer festen Arbeitsecke, Wechsel der Kleidung nach der Arbeit, keine E-Mails nach 19 Uhr, Mittagessen nie vor dem Laptop) und macht diese Regeln auch transparent für Eure Mitmenschen (Familie, Kollegen etc.). Achtet darauf, tagsüber genügend Bewegung zu bekommen, sei es durch den regelmäßigen Gang zum Briefkasten oder zur Kaffeemaschine, gelegentliche Dehnungs-/Achtsamkeitsübungen oder einen kurzen Spaziergang in der Pause. Findet Euren Weg, um im Home Office Arbeit und Privatleben in Einklang zu bringen, Hauptsache Ihr achtet auf Euch und habt dabei auch ein bisschen Spaß!