September 2019 – Montagmorgen, 9:30 Uhr. Super, MS Teams ist installiert – der nächste Schritt in Richtung digitaler Arbeitsplatz, #LosGehts. Aufgeregt startet Max das neue Programm. Er ist hochmotiviert und will sofort loslegen mit der Arbeit am neuen Projekt. Aber wo sind eigentlich seine TeamkollegInnen? Von Max’ Projektteam keine Spur. Und wo soll er jetzt den Projektordner teilen? In der Zwischenzeit beginnt Hans eine Unterhaltung über das vergangene Wochenende im unternehmensweiten Chat. Die ersten GIFs werden auch schon versendet. #Pling. Da kommt eine Rundmail von Beate, die von MS Teams noch nichts mitbekommen hat. #WasSollDasEigentlich. In einer Stunde startet bereits das erste Projektmeeting über Teams. Aber wie funktioniert das überhaupt? So langsam macht sich Verzweiflung bei Max breit. #DasHatteIchMirAndersVorgestellt.
Wir sagen: das geht besser.
Mit MS Teams bietet Microsoft eine neue Form des digitalen Arbeitsplatzes, der diverse Tools und Dokumente innerhalb einer einzigen Plattform vereint. So können enorme Effizienz- und Transparenzsteigerungen erreicht werden. Durch die vielfältigen Anwendungsmöglichkeiten wächst jedoch die Herausforderung einer erfolgreichen Einführung in den Unternehmenskontext. So entsteht die Notwendigkeit einer strukturierten Implementierung, innerhalb derer die bestehende Team- und Unternehmenskultur und die Komponenten von MS Teams aufeinander abgestimmt werden. Die Implementierung bietet damit nicht nur den Transfer in eine digitale Arbeitswelt, sondern auch die Chance, Teamarbeit neu zu durchdenken und zu organisieren.
Vor diesem Hintergrund freuten wir uns nach der CPC internen Implementierung über die Gelegenheit, diesen Prozess auch bei einem unserer Kunden mitzugestalten. Hier war MS Teams bereits technisch installiert worden, eine unternehmensweite, begleitete Implementierung hatte allerdings nicht stattgefunden. Aufgrund geringer Vorgaben hinsichtlich Struktur und Berechtigungen zur Nutzung hatte sich recht schnell eine unübersichtliche und ineffiziente Landschaft verschiedener Teams entwickelt. Dies wirkte sich schließlich auch auf die Motivation der Mitarbeiter aus. Ein Unternehmensbereich wollte diesem Wildwuchs entgegensteuern und holte daher uns mit ins Boot.
Wir legten den Fokus auf die konzeptionelle Einführung von MS Teams und entwickelten innerhalb von vier Phasen mit unterschiedlichen Schwerpunkten gemeinsam mit einer Arbeitsgruppe ein systematisches Zusammenarbeitsmodell für MS Teams.
Phase 1: Erwartungsabgleich
Was sind die Erwartungen bezüglich der neuen Plattform von Seiten des Sponsors, der Arbeitsgruppe und der Mitarbeiter? Wie wird die Zusammenarbeit aktuell gestaltet? Auf welche konkreten Anforderungen muss MS Teams abgestimmt werden und wo kann MS Teams hier vereinfachend oder effizienzsteigernd wirken? Diese und andere Fragestellungen wurden innerhalb der ersten Implementierungsphase geklärt und im weiteren Verlauf als Grundlage für das neue Zusammenarbeitsmodell genutzt.
Phase 2: Gestaltung
Während der Gestaltungsphase erarbeiteten wir unter Berücksichtigung der Analyse des Ist-Zustandes ein Kollaborationsmodell für MS Teams, das auf den täglichen Bedürfnissen der MitarbeiterInnen basiert. Gemeinsam mit der Arbeitsgruppe entwickelten wir zudem einen Verhaltenscodex und trafen Vereinbarungen über die sinnvolle Nutzung und Integration anderer Tools. Auf diese Weise sollte Orientierung in Bezug auf die Nutzung von Teams geschaffen und für mehr Struktur und Organisation gesorgt werden.
Phase 3: Ausführung
Im Anschluss wurde die erarbeitete Struktur durch die Arbeitsgruppe und mit Unterstützung der CPC umgesetzt. Dabei lag der Fokus insbesondere auf der selbstständigen Handlungsfähigkeit der Arbeitsgruppe, so dass auch in Zukunft Anpassungen autonom gestaltet werden können.
Phase 4: Befähigung
In der abschließenden Phase ging es darum, das Bewusstsein und Verständnis für MS Teams bei allen MitarbeiterInnen zu stärken. Dazu veranstalteten wir Trainings zu den Funktionen von MS Teams sowie Tipps und Tricks, die den alltäglichen Umgang mit der Plattform erleichtern. Im Rahmen eines Handbuchs mit allen relevanten Informationen zu ihrem Bereich und einer Retrospektive gaben wir dem Sponsor, der Arbeitsgruppe und den Team Mitgliedern Empfehlungen mit, welche Maßnahmen sie zukünftig anwenden könnten, um die Nutzung von MS Teams nachhaltig anzukurbeln. Insgesamt ist es wichtig, Sicherheit und Motivation im Umgang mit MS Teams zu schaffen und das Konzept kontinuierlich weiterzuentwickeln!
Wir freuen uns gemeinsam mit unserem Kundenteam über die strukturierte Implementierung von MS Teams und auf eine neue Etappe der Zusammenarbeit!