Januar 2020 – SAP wird bis 2025 den Support für seine bisherigen ERP-Lösungen R/3 und ECC zugunsten des neuesten Produkts S/4HANA einstellen. Tausende Unternehmen müssen migrieren und in dem Zusammenhang viele interne Abläufe anfassen, was handfeste Veränderungen für Mitarbeiter und Führungskräfte mit sich bringt. Wie Change Management für derartige IT-getriebene Transformationsprojekte aussehen kann, haben wir gemeinsam mit unserem Kunden Evonik auf dem 8. HR Excellence Summit in Barcelona vorgestellt.
Im November 2019 haben sich in Barcelona mehr als 60 Teilnehmer internationaler Unternehmen aus verschiedenen Branchen getroffen, um sich über Best Practices in den Disziplinen HR und Change Management auszutauschen. Unter den Teilnehmern: Unsere Kundin Vali Bluma von Evonik und Martin Tiessen von der CPC. Gemeinsam gestalten sie seit Juli 2019 das Change Management für die Umstellung auf S/4HANA bei Evonik. In dem gemeinsam erarbeiteten Vortrag stellte Vali Bluma den Teilnehmern Erfolgsfaktoren für Change Management in S/4HANA Projekten vor.
Die Konvertierung zu S/4HANA ist ein typisches IT-getriebenes Transformationsprojekt, das für Unternehmen mit vielfältigen Herausforderungen verbunden ist. So müssen ein großer Teil an Prozessen und Systemabläufen sowie -strukturen standardisiert werden, was bei betroffenen Stakeholdergruppen teilweise starke Bedenken und bisweilen auch Skepsis hervorruft. Auch sind die spezifischen Vorteile von IT-Systemen wie S/4HANA mitunter schwer vermittelbar, da sich in der gewohnten täglichen Arbeit nicht immer sofort eine unmittelbare Dringlichkeit für die entsprechenden Änderungen bemerkbar macht. Zudem sind manche der angepeilten Verbesserungen nicht immer intuitiv verständlich. Nicht zuletzt stellen auch die häufig diversen und global verteilten Stakeholdergruppen eine Herausforderung dar, was das Erreichen der betreffenden Personen mit passgenauen Botschaften erschwert.
Um diesen Herausforderungen gerecht zu werden, wird Change Management als ein zentraler Erfolgsfaktor angesehen.
Und so kann Change Management in S/4HANA Projekten gestaltet werden:
- Aufbau eines starken Change-Management-Offices, bestehend aus einer Kombination von intern gut vernetzten Ressourcen und externem Know-How von der CPC AG.
- Durchführung eines umfangreichen Change-Impact-Assessments in Bezug auf das Ausmaß der Veränderungen pro Teilprojekt und spezifischen Anforderungen an das Change Management.
- Aufbau eines globalen Change-Management-Netzwerks mit einem klar definierten Verantwortlichkeits- und Zusammenarbeitsmodell, bestehend aus Rollen für das Projekt-Management und Change-Management.
- Aufbau einer allgemeinen Change-Architektur und spezifischer Teilarchitekturen für das Gesamtprogramm und für jedes Teilprojekt.
- Definition einer attraktiven Change Story, die verschiedene Veränderungsprojekte miteinander vereint.
- Durchführung umfangreicher Kommunikations- und Trainingsmaßnahmen, online und offline, individuell oder in der Gruppe.
- Aufsetzen eines effizienten Change-Controllings, bestehend aus quantitativen und qualitativen Methoden, um die Wirksamkeit der Maßnahmen zu messen und bei Bedarf gegenzusteuern.
Das Projekt bei Evonik ist noch nicht beendet: Bis Mitte des Jahres 2020 stehen noch einige Teilarbeiten an, wie zum Beispiel der Rückbau eigenentwickelter Ergänzungen des bisherigen SAP Systems sowie die Implementierung notwendiger Voraussetzungen für die Umstellung auf S/4HANA, bis es dann Mitte nächsten Jahres in die eigentliche Umstellungsphase geht. Wir freuen uns auf die nächste Etappe der Zusammenarbeit!
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